AI-toepassing
AI interne kennisbank: één zoekbalk over al jullie procedures en documenten
Medewerkers vinden het antwoord direct, zonder de juiste map te kennen. AI doorzoekt jullie handboeken, procedures en SharePoint en geeft een concreet antwoord met bronvermelding.
Pijnpunten
Herken je dit?
Medewerkers vragen collega's in plaats van het op te zoeken
Procedures zijn er wel, maar niemand weet waar ze staan. Vragen gaan via Teams, e-mail of schouder klopje. Dat kost de vragensteller en de beantwoorder tijd.
Kennis zit verspreid in tientallen locaties
SharePoint, Teams-kanalen, e-mails, gedeelde schijven en de hoofden van twee mensen die al lang niet meer bij jullie werken.
Nieuwe medewerkers zoeken weken
Onboarding duurt te lang doordat kennis niet vindbaar is. Nieuwe mensen stellen dezelfde vragen opnieuw.
Handboeken zijn geschreven maar worden niet gevonden
Documentatie bestaat maar wordt niet gebruikt omdat zoeken ernaar langer duurt dan het gewoon vragen aan een collega.
Werkwijze
Hoe het werkt
- 01
Documenten inladen
Bestaande documenten worden verbonden: SharePoint, OneDrive, Google Drive, Confluence, Notion, PDF's en Word-bestanden.
- 02
AI indexeert de inhoud
AI verwerkt de volledige inhoud inclusief tabellen, procedures en diagrammen. Updates worden automatisch opgeslagen.
- 03
Medewerker stelt een vraag
Via de zoekbalk op intranet, via een Teams-bot of via een eigen app stelt een medewerker een vraag in gewone taal.
- 04
Direct antwoord met bronvermelding
AI geeft een concreet antwoord en verwijst naar het brondocument en de specifieke sectie. Medewerker kan doorlezen als dat nodig is.
Integraties
Werkt met jullie bestaande software
- SharePoint
- OneDrive
- Google Drive
- Confluence
- Notion
- Teams
- Slack
- PDF en Word
Resultaat
Typisch resultaat
- 4 uur
- tijdsbesparing per medewerker per week
- 80%
- minder interne vragen via Teams of e-mail
- 2 wkn
- snellere inwerktijd voor nieuwe medewerkers
Geschiktheid
Past het bij jouw bedrijf?
Past wel bij
- +Meer dan 15 medewerkers
- +Kennisintensieve organisaties met veel procedures
- +Hoge onboarding-frequentie of personeelsverloop
- +Kennis die nu bij één of twee personen zit
Past niet bij
- -Minder dan 10 medewerkers met vrijwel geen documentatie
- -Organisaties waarbij alle kennis mondeling overdraagbaar is
Veelgestelde vragen
Interne kennisbank, kort beantwoord
Welke bestandsformaten worden ondersteund?+
PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx), Markdown, platte tekst en de meeste webpagina's via connector. SharePoint, Confluence en Notion hebben native koppelingen. Voor overige systemen is een CSV- of API-koppeling mogelijk.
Wat als de informatie in documenten verouderd of onjuist is?+
Het systeem geeft altijd een bronverwijzing, zodat medewerkers kunnen controleren of de informatie actueel is. Verouderde documenten kunnen worden gemarkeerd of uitgesloten. Het is geen vervanging voor documentbeheer, maar een zoeksysteem dat werkt met wat jullie hebben.
Hoe zorg je dat gevoelige informatie niet zichtbaar is voor iedereen?+
Het systeem respecteert de bestaande rechtenstructuur van SharePoint of Google Drive. Medewerkers zien alleen documenten waartoe ze toegang hebben. Gevoelige HR-dossiers of financiële informatie worden uitgesloten als jullie dat willen.
Werkt dit ook als onze documenten niet goed gestructureerd zijn?+
Ja, dat is juist de kracht van AI-zoekopdrachten ten opzichte van klassieke mappenstructuren. Het systeem vindt relevante passages ook als de documenttitels niet kloppen of als de structuur inconsistent is. Betere structuur leidt wel tot betere resultaten, maar is geen voorwaarde om te starten.
Kunnen medewerkers ook vragen stellen in het Engels?+
Ja, de zoekfunctie werkt taalvaardig. Medewerkers kunnen vragen stellen in het Nederlands of Engels, ook als de brondocumenten in de andere taal zijn. Andere talen zijn configureerbaar.
Verder lezen
Gerelateerde onderwerpen
Alle AI-toepassingen
Terug naar het overzicht van alle zes AI-toepassingen die wij voor MKB-bedrijven bouwen.
AI automatisering: welke processen
Hogerop in de funnel: welke processen leveren het meeste op als je ze met AI automatiseert?
Workflow automatisering
Over de tools waarmee we toepassingen bouwen: n8n, Make, Zapier en custom code.
AI-Sprint
Werkende toepassing in twee tot vier weken, vaste prijs, no cure no pay garantie.
Past interne kennisbank bij jouw bedrijf?
Doe de gratis AI-scan en krijg een concreet beeld van welke toepassingen de hoogste ROI opleveren voor jouw situatie.